Czym zastąpić oprogramowanie księgowe?

Czy warto zastąpić oprogramowanie księgowe innowacyjnym i zaawansowanym systemem wspierającym zarządzanie przedsiębiorstwem, które jest łatwiejsze i wymaga mniejszych nakładów finansowych? Zdecydowanie tak. To prostsze niż początkowo może się wydawać.  Poznaj korzyści wynikające z wdrożenia rozwiązania działającego na platformie chmurowej oraz poznaj kluczowe pytania, na które warto odpowiedzieć przed przeanalizowaniem możliwych opcji i podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze systemu.

Dotrzymuj kroku rosnącym potrzebom klientów i wymaganiom branżowym

Potrzeby i oczekiwania klientów nieustannie się zmieniają, a wykorzystywane technologie – oprogramowanie księgowe lub inne wspierające zarządzanie – nie jest w stanie sprostać rosnącym wymaganiom. W obliczu nowych wyzwań biznesowych, twojej firmie potrzebna jest nowoczesna platforma technologiczna oferująca niespotykaną do tej pory możliwość integracji procesów i danych. Zaawansowane i innowacyjne oprogramowanie księgowe, które pomoże ci:

• Zautomatyzować i zintegrować procesy i wykorzystywane narzędzia.
• Uzyskać pełną kontrolę nad bieżącą działalnością oraz przejrzysty obraz procesów dzięki możliwości generowania raportów, gdziekolwiek jesteś i kiedykolwiek potrzebujesz.
• Rozpocząć pracę już pierwszego dnia po uruchomieniu bez zakłóceń w codziennym funkcjonowaniu firmy.

Niezwykła elastyczność platformy chmurowej oraz szerokie możliwości konfiguracji i dostosowania aplikacji do potrzeb klienta, pozwolą zwiększyć wydajność procesów oraz ułatwią podejmowanie bardziej świadomych i skutecznych decyzji przez twoich pracowników.

„Ponad 90% konsumentów przyznało, że rozważałoby możliwość zerwania współpracy z firmą, która korzysta z przestarzałych i mało wydajnych technologii”.

Niesprawny obieg informacji, korzystanie z kilku autonomicznych systemów oraz ręczna obsługa procesów z całą pewnością utrudniają świadczenie wysokiej jakości usług. Co więcej, mogą w znacznym stopniu ograniczać dalszy rozwój przedsiębiorstwa. Jakie rozwiązanie sprawdzi się najlepiej w twojej firmie? Które narzędzie pozwoli realizować strategiczne cele i efektywnie zarządzać? W jaki sposób najlepiej przygotować się na nadchodzące zmiany? Kiedy wiadomo, że nadszedł właściwy moment na przeniesienie zasobów i działalności do chmury?

Oceń aktualny stan narzędzi wykorzystywanych do zarządzania procesami oraz listę czynników, które należy mieć na uwadze podczas analizy dostępnych opcji.

Sygnały świadczące o tym, że oprogramowanie księgowane przestało spełniać swoją funkcję i może hamować jej dalszy wzrost

Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, rośnie nie tylko liczba pracowników, ale również złożoność realizowanych procesów oraz oczekiwania i potrzeby klientów. Narzędzia, które sprawdzały jeszcze jakiś czas temu, teraz mogą okazać się niewystarczające. Dla wielu dynamicznie rozwijających się firm, przejście na nowe oprogramowanie księgowe lub inne rozwiązanie wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem może stanowić niemałe wyzwanie.

Warto odpowiedzieć sobie na pytanie: jakie są rzeczywiste koszty utrzymywania systemu, który przestał się sprawdzać? Niezależnie od tego, czy firma boryka się ze spadkiem sprzedaży, niezadowoleniem klientów lub naruszeniem zasad bezpieczeństwa, brak decyzji o zmianie technologii może cię sporo kosztować.

Właściciela firmy powinno zaniepokoić pojawienie się już jednego z poniższych sygnałów. Rozpoznanie któregokolwiek z nich może świadczyć o tym, że nadeszła pora na wprowadzenie zmian:

• Tracisz zbyt wiele czasu na zarządzanie kilkoma niewspółpracującymi ze sobą systemami.
• Ręczna obsługa procesów zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienia błędów, a twoja firma nie nadąża z realizacją rosnącej ilości zamówień pomimo zwiększenia liczby pracowników.
• Sporządzanie raportów jest zbyt czasochłonne i skomplikowane, a wygenerowane sprawozdania często nie zawierają wszystkich niezbędnych danych.
• Działania realizowane w oparciu o niekompletne lub mało rzetelne dane wzbudzają niezadowolenie klientów i powodują spadek sprzedaży.
• Coraz bardziej rygorystyczne wymagania prawne dotyczące zgodności i bezpieczeństwa danych.
• Spadek wydajności spowodowany koniecznością przełączania się pomiędzy wieloma niezależnymi systemami i aplikacjami.

Sytuacja wydaje się jasna – co dalej?

To najlepszy moment, aby poważnie rozważyć konieczność przejścia na bardziej wydajną i innowacyjną technologię – nowoczesne oprogramowanie księgowe. Chmura obliczeniowa otwiera nowe drogi rozwoju dla wszystkich przedsiębiorstw, niezależnie od ich wielkości. Przy umiarkowanych nakładach inwestycyjnych, zyskujesz większą wydajność i mobilność. Wybierając rozwiązanie chmurowe, jesteś odpowiednio przygotowany, aby radzić sobie z dynamicznie zmieniającymi się wymogami rynku oraz potrzebami klientów.

Biorąc pod uwagę różnorodność dostępnych na rynku rozwiązań, również tych oferowanych przez konkurencję, trudno podjąć decyzję o wyborze tego właściwego; systemu, który idealnie wpasuje się w specyfikę twojej działalności.

Nowoczesna platforma informatyczna, której przykładem jest Microsoft Dynamics 365 Business Central (Microsoft Dynamics NAV), spełnia następujące wymagania:

• Umożliwia pełną integrację procesów. Wdrożenie jednego, wszechstronnego rozwiązania pozwoli ci zarządzać wszystkimi obszarami działalności: finansami, sprzedażą, zakupami i serwisem. Umożliwi integrację z innymi produktami i usługami: modułem kadrowo-płacowym, aplikacjami bankowości elektronicznej, systemami CRM lub niestandardowym interfejsem API.
• Dba o harmonijne współdziałanie wszystkich obsługiwanych obszarów Dynamics 365 Business Central wspiera automatyzację i konsolidację danych, procesów i systemów.
• Umożliwia automatyzację procesów i zapewnia ich bezpieczeństwo. Microsoft Dynamics 365 Business Central (Microsoft Dynamics NAV) pomaga zwiększyć wydajność pracy oraz bezpieczeństwo zakupów dzięki łatwym w konfiguracji przepływom pracy, ścieżkom audytu oraz zaawansowanym funkcjom zabezpieczeń. Oferuje usprawnienia, których często brakuje podstawowym systemom księgowym.
• Zapewnia wszechstronny wzgląd w realizowane działania. System Microsoft Dynamics 365 Business Central wspiera proces konsolidacji danych z zakresu księgowości, sprzedaży, zakupów i zapasów. Oferuje szereg udogodnień poprawiających jakość obsługi klienta. Możliwość śledzenia trendów, zapobiegania lub szybkiego identyfikowania problemów, a także świadczenia najwyższej jakości usług dzięki aktualizowanym na bieżąco danym.
• Gwarantuje wsparcie sprawdzonego i zaufanego dostawcy usług. Wybierając Dynamics 365 Business Central, możesz liczyć na wysoką jakość obsługi, standardy bezpieczeństwa i profesjonalne wsparcie przodującego dostawcy technologii, świadczącego usługi przedsiębiorstwom na świecie, niezależnie od wielkości i branży.
• Zapewnia wysoką dostępność i mobilność usług. Dynamics 365 Business Central gwarantuje spójne środowisko pracy oraz stały i niezawodny dostęp do danych i usług, niezależnie od miejsca i urządzenia, na którym pracują twoi pracownicy.
• Gwarantuje gotowość do pracy natychmiast po uruchomieniu. Rozwiązanie jest łatwe w nauce oraz proste i przyjemne w obsłudze. Posiada przemyślany i intuicyjny interfejs umożliwiający szybkie i bezproblemowe rozpoczęcie pracy.

Po rozpoznaniu sygnałów świadczących o konieczności przejścia na nowe oprogramowanie księgowe, przeanalizuj dostępne możliwości

Przed spotkaniem z potencjalnym dostawcą rozwiązania, oprócz kwestii technicznych, warto rozważyć następujące zagadnienia i pytania.

• Czy nowe oprogramowanie księgowe jest łatwe w nauce i proste w obsłudze?
• W jaki sposób nowe oprogramowanie księgowe można zintegrować z istniejącymi i działającymi systemami i aplikacjami?
• Czy jeśli zdecydujemy się na rozwiązanie chmurowe, będziemy mieć nadal kontrolę nad przechowywanymi danymi?
• Jakie będą koszty utrzymania infrastruktury chmurowej po wygaśnięciu pierwotnej umowy?
• Jak wygląda procedura dodawania i usuwania użytkowników? W jaki sposób liczba użytkowników wpływa na cenę usług?
• Jak często oprogramowanie księgowe dostarcza aktualizacje produktu i w jaki sposób można kontrolować ich ważność i terminowość?
• Jakie doświadczenie w obsłudze posprzedażowej posiada partner wdrożeniowy?
• Czy podczas wdrożenia oraz po uruchomieniu systemu możemy liczyć na stałe wsparcie ze strony lokalnego partnera?

Dlaczego warto inwestować w oprogramowanie księgowe i chmurę?

Coraz więcej przedsiębiorstw, niezależnie od wielkości lub branży, decyduje się na przeniesienie swojej działalności do chmury. Ich głównym celem jest chęć świadczenia usług na jeszcze wyższym poziomie dzięki zmodernizowaniu platformy informatycznej, zwiększeniu wydajności i centralizacji danych i procesów. Poniżej przedstawiono najważniejsze korzyści wynikające z przeniesienia działalności biznesowej do chmury.

Czy warto przenieść oprogramowanie księgowe do chmury?

• 90% badanych konsumentów przyznało, że zerwałoby współpracę z firmą, która korzysta z przestarzałych i mało wydajnych technologii.
• 45% firm zauważyło wzrost efektywności pracy dzięki wdrożeniu technologii mobilnych i usług chmurowych
• 47% przedsiębiorstw uważa, że wykorzystanie nowoczesnych technologii informatycznych jest niezbędne dla dalszego funkcjonowania i rozwoju firmy.

Co kryje chmura obliczeniowa?

Chociaż korzyści z migracji do chmury wydają się oczywiste, pojęcia związane z przetwarzaniem w chmurze mogą być niejasne i wprowadzające w błąd. Definicje kilku najważniejszych terminów przedstawiono poniżej. Zapoznanie z nimi pozwoli potencjalnym użytkownikom zrozumieć działanie chmury obliczeniowej oraz poznać dostępne możliwości wdrożenia.

Słownik pojęć

• Oprogramowanie jako usługa (SaaS). W modelu SaaS, użytkownik ma dostęp do zasobów i aplikacji działających w chmurze. Typowe scenariusze zastosowania obejmują narzędzia do obsługi poczty elektronicznej, zarządzania relacjami z klientem i analityki marketingowej.
• Infrastruktura jako usługa (IaaS). W modelu IaaS, dostawca udostępnia użytkownikom zasoby obliczeniowe, takie jak serwery, centra danych czy sieć. Organizacje wykorzystują własne platformy i aplikacje w obrębie infrastruktury zapewnionej przez dostawcę usług.
• Platforma jako usługa (PaaS). W ramach usługi PaaS, użytkownicy dysponują środowiskiem chmury pozwalającym im programować i dostarczać aplikacje, a także nimi zarządzać. Oprócz pamięci masowej i innych zasobów obliczeniowych użytkownicy mogą sięgnąć po zestaw gotowych narzędzi do tworzenia, konfigurowania i testowania własnych aplikacji.
• Wirtualizacja polega na tworzeniu wirtualnej, a nie fizycznej, wersji środowiska przetwarzania, w tym sprzętu komputerowego, systemu operacyjnego, urządzeń magazynujących. Istotą wirtualizacji jest dzielenie wspólnych komponentów i zasobów infrastruktury pomiędzy wieloma maszynami wirtualnymi.
• Chmura publiczna. W przypadku chmury publicznej, usługi dostarczane są do klientów za pośrednictwem sieci otwartej do użytku publicznego. Dostawca obsługuje wielu dzierżawców (tzw. tenantów), którzy mają dostęp do jednego centrum danych.
• Chmura prywatna. Chmura prywatna to model przetwarzania w chmurze, który oferuje podobne korzyści, jak chmura publiczna, ale jest przeznaczony tylko dla jednej organizacji i pozwala na dostosowanie środowiska do unikalnych potrzeb oraz wymagań w zakresie bezpieczeństwa.
• Chmura hybrydowa. Chmura hybrydowa to połączenie chmury publicznej i chmury prywatnej, obejmująca rozwiązania i zasoby chmurowe, jak i lokalne.

Dlaczego oprogramowanie księgowe i Microsoft Dynamics 365 Business Central to dobry wybór dla twojej firmy?

Microsoft Dynamics 365 Business Central to kompleksowe rozwiązanie biznesowe oferujące niespotykany do tej pory poziom integracji realizowanych procesów. Korzyści wynikające z wdrożenia systemu są widoczne już pierwszego dnia po uruchomieniu. Zarządzanie finansami, działaniami sprzedażowymi i serwisowymi jest łatwiejsze i szybsze dzięki odpowiednim narzędziom.

Połącz kilka działających niezależnie systemów w jedno wszechstronne i innowacyjne rozwiązanie. Zwiększaj produktywność dzięki automatyzacji zadań i przepływów pracy z poziomu znanych i przyjaznych w obsłudze narzędzi pakietu Microsoft 365 (Office 365): poczty elektronicznej Outlook, edytora tekstów Word i arkusza kalkulacyjnego Excel. Uzyskaj pełen obraz realizowanych działań i procesów oraz podejmuj świadome decyzje biznesowe przy pomocy wbudowanych narzędzi analitycznych, dostępnych z dowolnego miejsca, o dowolnej porze.

Zaprojektowana przez Microsoft elastyczna i wydajna platforma wspomaga integrację aplikacji i narzędzi biznesowych, a także komunikację i współpracę między działami  Oferuje duże możliwości skalowania i rozbudowy.

Korzystanie z usług chmurowych rozpocznij od niezbędnych w codziennej pracy podstawowych funkcjonalności. Wraz z rozwojem firmy oraz rosnącymi potrzebami klientów, łatwo i sprawnie dodasz kolejne moduły. Rozwiązania biznesowe Microsoft gwarantują stały dostęp do danych i procesów z dowolnego urządzenia, umożliwiając twoim pracownikom realizację misji i celów strategicznych przedsiębiorstwa:

Wejdź na wyższy poziom biznesu zapewniając swojej firmie:

Centralizację danych, procesów i narzędzi

System ERP Dynamics 365 Business Central umożliwia harmonizację danych i procesów z zakresu finansów, sprzedaży, zakupów, marketingu a także pełną integrację z dodatkowymi rozwiązaniami branżowymi i biznesowymi: modułem kadrowo-płacowym, aplikacjami bankowości elektronicznej i niestandardowym interfejsem API.

System oferuje bezpieczne i spójne środowisko pracy, niezależnie od tego, gdzie jesteś i na jakim urządzeniu pracujesz – komputerze stacjonarnym, laptopie, tablecie lub smartfonie. Z każdego miejsca i o każdej porze, użytkownicy mają nieprzerwany dostęp do usług i danych oraz możliwość generowania zamówień sprzedaży, zatwierdzania ofert i zamówień zakupu.

Sprawną realizację procesu sprzedaży z poziomu Microsoft 365 / Office 365

Z Dynamics 365 Business Central, poszczególne fazy procesu sprzedaży przebiegają szybko i sprawnie. Bez konieczności opuszczania skrzynki pocztowej Microsoft Outlook, użytkownik definiuje nabywców i dostawców, generuje oferty, przetwarza zamówienia i wysyła faktury. Dokumenty wysyłane w formie załączników PDF zawierają łącza do usługi PayPal, co znaczenie przyspiesza realizację płatności.

Korzystanie z intuicyjnych w obsłudze i dobrze znanych użytkownikom narzędzi pakietu Microsoft 365 (Office 365) sprzyja lepszej komunikacji i współpracy z pracownikami i kontrahentami. Edytor tekstów Microsoft Word ułatwi ci tworzenie, edytowanie i udostępnianie profesjonalnych dokumentów na podstawie w pełni konfigurowalnych szablonów. Wystarczy kilka kliknięć, aby błyskawicznie wyeksportować lub zaktualizować dane z poziomu arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel.

Automatyzację i bezpieczeństwo łańcucha dostaw

Zwiększaj wydajność pracy oraz bezpieczeństwo zakupów dzięki łatwym w konfiguracji przepływom pracy, ścieżkom audytu oraz zaawansowanym funkcjom zabezpieczeń.

Oprogramowanie obejmuje funkcje automatycznego śledzenia przepływów pieniężnych oraz przepływów pracy w zakresie sprzedaży i księgowości. Dbaj o bezpieczeństwo zakupów, autoryzację transakcji kredytowych i wydajne przetwarzanie płatności dostawców za pomocą predefiniowanych alertów oraz funkcjonalności przepływów pracy akceptacji.

Masz pytania dotyczące Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Skontaktuj się z Biurem Obsługi Klienta IT.integro:

tel.: +48 61 861 43 51
office [at] IT.integro.pl