Wdrożenia systemu ERP

Oprogramowanie wspomagające przedsiębiorstwo

Oczywistym jest, że zależy Państwu na inwestowaniu w biznes, który przyniesie sukces. Codzienna praca w imię indywidualnej wizji powinna przekuć założenia w rzeczywistość, ukazując efekty żmudnych starań – obsługi klientów, mierzenia się z konkurencją i poszukiwania nowych rozwiązań, przy jednoczesnej racjonalizacji wydatków. Wsparciem w tych działaniach może okazać się system dedykowany bezpośrednio przedsiębiorcom, powstały z myślą o ułatwieniu zarządzania, co odzwierciedla już pełne rozwinięcie skrótu „ERP” odnoszącego się do planowania zasobów przedsiębiorstwa (czyli z angielskiego: enterprise resource planning).

Wraz ze sprecyzowaniem swoich potrzeb biznesowych oraz określeniem, jakie aspekty funkcjonowania firmy chcielibyśmy udoskonalić, przychodzi odpowiedni moment na analizę oferty rynkowej. Musimy ocenić, który system ERP wydaje się najlepszy w świetle naszych oczekiwań, a także sukcesywnie dobrać ekspertów, by ci przeprowadzili nas przez proces jego implementacji w firmie.

1. Charakterystyka firmy i branży

Będzie ona uzasadnieniem planowanego projektu, a także wyznacznikiem dla dostawców oprogramowania, których lepiej zapoznasz ze specyfiką codziennej działalności oraz stosowanymi procesami biznesowymi. Charakterystyka danego przedsiębiorstwa i branży przekłada się również na wybór samego dostawcy i – przede wszystkim – właściwych funkcjonalności systemu.

2. Zespół projektowy

Wdrożenie systemu ERP wymaga sukcesywnego zarządzania, a co się z tym wiąże – powołania osób odpowiedzialnych za współpracę z dostawcami rozwiązania. Zespół projektowy, zdaniem wielu specjalistów, powinien składać się zarówno z pracowników firmy, jak i zewnętrznych podmiotów. Pracownicy mają bowiem dobre rozeznanie w charakterystyce swojego przedsiębiorstwa, ale niekoniecznie posiadają doświadczenie w zakresie zarządzania projektem. Szczególnie tak złożonym i kosztownym, jak implementacja oprogramowania ERP. Płynna realizacja projektu powinna opierać się przede wszystkim na zaangażowaniu oraz aprobacie kadry zarządzającej przez cały okres realizacji inwestycji – zarówno na etapie przygotowań, jak też samych prac wdrożeniowych. Jest to sposób na uniknięcie opóźnień oraz ewentualnego niepowodzenia.

3. Szukanie systemu ERP i dostawcy

Po ustaleniu wizji oraz powołaniu zespołu projektowego przychodzi czas na dobór oprogramowania ERP oraz jego dostawcy. Nie należy przy tym w pełni sugerować się zestawieniami firm polecanych w dostępnych raportach, gdyż najczęściej rekomendacja ta jest płatną formą promocji.

W takim razie, jak znaleźć system ERP? Znalezienie najbardziej odpowiedniego rozwiązania może zabrać trochę czasu. Zacznij od przeszukania wyników online, wpisując najbardziej spopularyzowane frazy, tj. „system ERP” czy „oprogramowanie ERP„, bądź też – o ile masz już swojego faworyta – konkretną nazwę, np. Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Tworząc listę dostawców oraz samego oprogramowania, można posiłkować się dodatkowymi rozwiązaniami. Do obliczenia prognozowanego kosztu możesz wykorzystać kalkulator systemu ERP, nieraz udostępniany na stronach internetowych firm. Można także skorzystać z konsultacji z ekspertem, czyli zdecydowanie dokładniejszego rozwiązania, w czasie którego konsultant Microsoft oceni potrzeby przedsiębiorstwa na podstawie uzyskanych od Ciebie informacji – profilu działalności, liczby oddziałów czy wielkości struktur pracowniczych.

4. Metodyka wdrożenia

Zdarza się, że menadżerowie zapominają, jak istotnym aspektem realizacji projektów jest metodyka. A jest to szczególnie ważny element przy tak obszernej inwestycji, jak implementacja oprogramowania ERP. W drodze poszukiwań partnera wdrożeniowego, należy skupić się wyłącznie na tych kandydatach, którzy w swojej ofercie kierują się sprawdzoną metodyką, bowiem ma ona bezpośredni wpływ na czas, poniesione koszty oraz zadowolenie klientów. Dla dobra własnego biznesu bezpieczniej jest więc zrezygnować z firm, których oferta pomija taką praktykę.

Właściwego współpracownika powinno cechować doświadczenie projektowe podparte sprawdzonym schematem. Metodyka umożliwia efektywną realizację danego procesu, oferując zbiór narzędzi, zasad i dobrych praktyk. Charakterystyka ta właściwa jest dla metodologii projektowej implementacji zintegrowanych systemów informatycznych Microsoft – Microsoft Dynamics Sure Step. Powstała ona na skutek kombinacji doświadczeń konsultantów i wieloletnich partnerów Microsoft, bazując na procedurach o potwierdzonej skuteczności, dzięki której inwestycja w system ERP staje się możliwie jak najbardziej wydajna.

Dobra metodyka w zestawieniu z zaangażowaniem osób zainteresowanych wiąże się z :

• minimalizacją kosztów
• wzrostem efektywności wdrożenia systemu ERP
• krótszym czasem prac

5. Wizytówka partnera

Odpowiedni partner wdrożeniowy powinien nie tylko wzbudzać nasze zaufanie, ale przede wszystkim odznaczać się wiedzą popartą doświadczeniem. Dlatego, przed podjęciem ostatecznej decyzji, warto dobrze prześledzić stronę internetową danej firmy, gdzie często odnajdziemy listę dotychczasowych klientów – czy to przedstawionych w formie case study, czy logotypów. Dobrą opcją jest również prośba o udostępnienie listy referencyjnej – w przypadku, gdy potencjalny partner nie upublicznił pełnego zestawienia marek, z którymi współpracował. Jeżeli w trakcie jej analizy zauważysz firmy ze swojej rodzimej branży, będzie to niewątpliwy atut zwiększający prawdopodobieństwo szybkiego zrozumienia konkretnych potrzeb.

Warto także skontaktować się bezpośrednio z poszczególnymi firmami z listy i porozmawiać z osobami, które były tam odpowiedzialne za bezpośrednią koordynację projektów. Trzeba mieć przy tym również na względzie subiektywny charakter ocen, dlatego nawet w przypadku negatywnej opinii, postaraj się dopytać, skąd wynikło nieporozumienie.

Jeżeli uda Ci się dotrzeć do firmy o podobnym profilu działalności co Twoja, sprawdź, jakie cele zmotywowały ją do wdrożenia systemu ERP oraz czy zostały one osiągnięte. Za wyborem konkretnego partnera mogą bowiem przemówić uzyskane przez poprzedniego klienta wyniki. Liczni dostawcy oprogramowania zostają wyróżnieni przez producentów na podstawie później widocznych rezultatów oraz samej jakości implementacji. Są to wiarygodne rankingi ze względu na fakt, iż twórcy systemów przywiązują do nich bardzo dużą wagę.

Przykładem takiego wyróżnienia są statusy Microsofta przyznawane w corocznym cyklu jego najlepszym partnerom, a także członkostwo w grupach zamkniętych. Stanowi to w powszechnej opinii szczególny dowód uznania.

6. Podjęcie decyzji i początek wdrożenia

Po wyborze dostawcy oraz oprogramowania ERP, którego funkcjonalności najlepiej idą w parze z profilem Twojego biznesu, przyszedł czas na rozstrzygającą rozmowę na temat finalnych kosztów licencyjnych, możliwych modyfikacji, a także samego przebiegu wdrożenia. Finanse nie powinny być tutaj jednak przodującym czynnikiem decyzyjnym.

Tańsze rozwiązanie, w przypadku tak złożonego procesu, wiąże się z dużym ryzykiem nieprawidłowości – czyli w rezultacie i tak wyższym wydatkiem ze względu na poniesione straty. Nie wyklucza to absolutnie możliwości negocjacji, jednak należy podejść do nich z dozą zdrowego rozsądku. Dobra jakość usługi oraz wysokiej klasy system ERP wiąże się, siłą rzeczy, z wyższym kosztem niż rozwiązanie niskich lotów.

A po złożeniu podpisu na kontrakcie, czas postawić pierwsze kroki na ścieżce wdrożeniowej, wyznaczonej zgodnie z przygotowaną metodyką!

1. Diagnoza

Chcąc być w pełni skrupulatnym, należy zauważyć, iż Diagnoza jest zasadniczo fazą przedwdrożeniową – jej zadaniem jest wskazanie rozwiązania ERP najbardziej właściwego dla danego klienta oraz potrzeb jego biznesu.

2. Analiza

Jest to początek wdrożenia systemu ERP w przedsiębiorstwie. Etap ten ma elementarne znaczenie, bowiem umożliwia odpowiednie przygotowanie do działania, za sprawą zdefiniowania konkretnych aktywności wraz z ich rozplanowaniem. Faza ta wiąże się ze spotkaniem typu Kick-Off, dedykowanego zespołom projektowym klienta i dostawcy. Warsztaty z pracownikami firmy pozwalają na przygotowanie modelów procesowych oraz spisanie wszystkich potrzeb w ramach dokumentu – Spisu procesów objętych systemem – stanowiącego punkt wyjścia dla dokumentu Gap-Fit. Ten z kolei jest informacją na temat elementów dwojakiego rodzaju – tych wchodzących w skład podstawowej wersji systemu ERP oraz takich, które wymagają oprogramowania i zamodelowania.

Trzecim i najważniejszym dokumentem powstałym w przebiegu Analizy jest Karta Projektu, obejmująca harmonogram prac, poszczególne etapy, produkty implementacji i ich budżety. Skutkiem tej fazy jest także opracowanie dodatkowych dokumentów, czyli Planu Projektu, Rejestru Problemów oraz Listy migracji danych.

3. Projekt

W tej fazie, partner wdrożeniowy zajmuje się opracowaniem projektu implementacji na podstawie uprzednio spisanych wymagań biznesowych klienta. Tworzy testowe środowiska oprogramowania, służące konfiguracjom pod owe potrzeby. Finałem etapu Projektu jest utworzenie dokumentu zwanego Koncepcją rozwiązania. Ma również miejsce utworzenie zespołu wdrożeniowego wraz z dookreśleniem, jak będzie przebiegał proces implementacji danych rozwiązań, a także powstaje m.in. Arkusz testów funkcjonalnych.

4. Budowa

Założeniem tego etapu jest budowa oraz przetestowanie komponentów oprogramowania sprecyzowanych i zatwierdzonych w fazie przedwdrożeniowej. Budowa wiąże się z rozwojem niezbędnych funkcjonalności, a także opracowaniem interfejsów i procesów migracji danych testowych. Efektem tych działań jest w pełni skonfigurowany system. Mamy do czynienia ze spisaniem kodów modyfikacji. Ukoronowanie etapu budowy stanowią testy akceptacyjne, przeprowadzane w ścisłym kontakcie z czołowymi pracownikami zespołu projektowego przedsiębiorstwa.

5. Uruchomienie

W czasie uruchamiania systemu ma miejsce import wszelakich działań firmowych do bazy Microsoft Dynamics 365 Business Central. Świeżo upieczeni użytkownicy oprogramowania zostają przeszkoleni z obsługi nowego rozwiązania, zaś oba zespoły projektowe – zarówno dostawcy, jak i klienta – przeprowadzają finalne testy i zatwierdzają Go-Live Checklist. Wszystkie dane zostają przeniesione do wersji produkcyjnej oprogramowania ERP. Uruchomienie wiąże się również z powstaniem stosownej dokumentacji, m.in. Listy kontrolnej.

6. Działanie

Po wielomiesięcznej pracy docieramy do mety – ten etap nie wiąże się jednak z pozostawieniem klienta samemu sobie, bowiem dostawca dzieli się z nim swoją pełną wiedzą, instruuje i wspiera, przekazując niezbędne informacje firmie i zespołowi wsparcia. Domknięcie inwestycji stanowi audyt jakości implementacji.