Badanie Total Economic Impact dotyczące Microsoft Dynamics 365 Business Central

Korzyści finansowe i biznesowe wynikające z wdrożenia ERP (migracji do chmurowej wersji Business Central).

We wrześniu 2020 roku firma Forrester Consulting przeprowadziła niezależne badania Total Economic Impact dotyczące systemu ERP – Microsoft Dynamics 365 Business Central. W ramach projektu wykonano analizy 5 klientów firmy Microsoft, które wykazały, że oprogramowanie ERP umożliwiło organizacjom zwiększenie wydajności operacyjnej, oszczędności kosztów i wygodne skalowanie rozwiązań wraz z rozwojem działalności, przy jednoczesnym korzystaniu z elastyczności charakterystycznej dla technologii chmurowej. 

Analiza dotyczyła przedsiębiorstwa mieszanego, generującego zyski o wartości 15 milionów dolarów i zatrudniającego 250 pracowników. Pięć organizacji uczestniczących w badaniu uzyskało, na przestrzeni trzech lat, korzyści w wysokości 466 000 USD oraz poniosło koszty w wysokości 178 000 USD, co przełożyło się na wartość bieżącą netto (NPV) w kwocie 288 000 USD i zwrot z inwestycji (ROI) na poziomie 162%.

Wstęp do badań nt. wdrożenia ERP

Jak pokazują dane Forrester Analytics’ Business Technographics, niektórzy liderzy biznesowi rozważają zastąpienie dotychczas używanych pakietów rozwiązań ERP wdrażanych lokalnie aplikacjami chmurowymi nowej generacji, które Forrester nazywa cyfrowymi platformami operacyjnymi (DOP). Według nich, platforma tego typu pozwoli im zwiększyć elastyczność działania przedsiębiorstwa, poprawić doświadczenia pracowników (EX) oraz usprawnić realizację operacji biznesowych.

Firma Microsoft zleciła Forrester Consulting przeprowadzenie badania Total Economic Impact™ (TEI) i przeanalizowanie potencjalnego zwrotu z inwestycji (ROI), jaki przedsiębiorstwa mogą uzyskać dzięki wdrożeniu Microsoft Dynamics 365 Business Central. Celem badania było dostarczenie ram dla oceny potencjalnych korzyści finansowych wynikających z wdrożenia ERP – Business Central w ich organizacjach.

Aby ułatwić im zrozumienie korzyści, kosztów i ryzyka związanego z inwestycją, Forrester przeprowadził rozmowy z pięcioma klientami mającymi doświadczenie w korzystaniu z rozwiązania Business Central. Dla celów tego badania, Forrester zebrał doświadczenia firm biorących udział w badaniu i skonsolidował je w formie jednej organizacji mieszanej.

Przed migracją do Business Central, organizacje biorące udział w badaniu zarządzały operacjami za pomocą rozmaitych narzędzi on-premises Microsoft oraz systemów innych niż ERP innych producentów. Narzędzia te jednak były pozbawione kluczowych funkcji umożliwiających skalowanie i modernizację przedsiębiorstwa. Dzięki migracji do Dynamics 365 Business Central, pracownicy organizacji zyskali lepszą funkcjonalność, większą widoczność oraz dostęp do danych, co jest niezbędne dla dalszego rozwoju zmodernizowanego, cyfrowego przedsiębiorstwa.

Kluczowe wyzwania badanych organizacji

Przed migracją do Dynamics 365 Business Central badane organizacje zmagały się ze wspólnymi wyzwaniami, takimi jak:

• Korzystanie z różnych funkcjonalności ERP wdrażanych lokalnie przez pracowników działów finansowych i operacyjnych. Według osób decyzyjnych, z którymi przeprowadzono rozmowy na potrzeby tego raportu, największe wyzwania dotyczyły stosowanych przed migracją narzędzi Microsoft wdrażanych lokalnie oraz tych dostarczanych przez innych dostawców. 

Niektóre organizacje zmagały się z dostosowywaniem wdrożonych rozwiązań do wymagań branżowych, inne musiały sięgać po rozmaite narzędzia ERP innych producentów lub płacić im za dodatkowe funkcjonalności raportowania niedostępne w ich obecnych narzędziach. Funkcjonalność nie spełniała swojej funkcji, a uczestnicy badania zwracali uwagę na konieczność ręcznej i żmudnej obsługi procesów, wynikającej z braku widoczności i możliwości automatyzacji operacji.

• Trudności w skalowaniu obecnie używanych narzędzi ERP. Dla wszystkich uczestników badania, rozwój firmy przy pomocy dotychczas używanych narzędzi wydawał się niezwykle trudny do realizacji. Rozbudowa dostępnych rozwiązań wdrożonych lokalnie byłaby z punktu widzenia funkcjonalności bardzo kosztowa, a inwestowanie w inne platformy byłoby zbyt dużą rewolucją dla małej lub średniej organizacji.
• Stały przepływ aktualizacji. Osoby biorący udział w badaniu przyznały, że ich organizacje zmagają się z ręcznym bieżącym aktualizowaniem rozwiązań wdrożonych lokalnie. Według nich, pracownikom działu IT brakowało możliwości stałego uaktualniania narzędzi ERP, co prowadziło do niepełnego wykorzystania dodatkowej technologii oraz narzędzi zwiększających poziom bezpieczeństwa.

Wymagania dotyczące rozwiązania ERP

Organizacje biorące udział w badaniu poszukiwały rozwiązania, które może:

•          dostarczyć funkcjonalności umożliwiające dostosowanie do wymagań branżowych, 

• zapewnić użytkownikom końcowym lekki i prosty w obsłudze interfejs,

•          być automatycznie aktualizowane na bieżąco.

Kluczowe korzyści wdrożenia ERP w liczbach

Wartość bieżąca netto korzyści w liczbach (skorygowana o ryzyko) obejmuje:

• Zatrudnienie na jeden pełny etat i jeden niepełny etat w dziale finansowym i operacyjnym, którego udało się uniknąć. Usprawnienia w zakresie funkcjonalności, widoczności i dostępu dla personelu finansowego i operacyjnego pozwoliły badanym organizacjom kontynuować dotychczasowe działania ukierunkowane na rozwój bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników, zmniejszając zapotrzebowanie na nowy personel średnio o 10%.

Przed wdrożeniem Dynamics 365 Business Central każda z badanych organizacji doświadczała wzrostu typowego dla mniejszych organizacji, ponieważ stale poszerzała swoją bazę klientów. Zaistniała konieczność zatrudnienia dodatkowego personelu finansowego i operacyjnego do realizacji bieżących procesów, których obsługa była ograniczona przez stosowanie rozmaitych narzędzi ERP.

Jedna z badanych firm z branży produkcji specjalistycznej odnotowała, że w jednym roku przychody organizacji wzrosły o ponad 40%. Gdyby firma korzystała z dotychczas używanych narzędzi ERP, dodatkowe zatrudnienie wraz z rosnącym zapotrzebowaniem i rozwojem firmy byłoby nieuniknione.

Jak zauważył prezes firmy z branży turystycznej, pracownicy działu sprzedaży byli często zaangażowani w procesy niezwiązane ze sprzedażą, takie jak ręczne fakturowanie, co skracało czas poświęcany na sprzedaż i zwiększało zapotrzebowanie na handlowców.

Po wdrożeniu Business Central, badani odnotowali oszczędności wynikające z braku konieczności dodatkowego zatrudnienia dzięki udostępnieniu obecnym pracownikom narzędzi, które pozwolą im zwiększyć efektywność w ramach tego samego czasu pracy.

We wspomnianej wcześniej firmie z branży produkcji specjalistycznej, pomimo 40% wzrostu w skali roku, firma musiała zatrudnić jedynie 20% więcej pracowników działu finansowego i operacyjnego.

Organizacja turystyczna mogła po raz pierwszy skonfigurować Business Central pod kątem automatycznego fakturowania, dzięki czemu jej sprzedawcy mogli poświęcić więcej czasu na działania sprzedażowe.

Kolejne przedsiębiorstwo z sektora produkcji specjalistycznej odnotowało 25% wzrost w skali roku dzięki Business Central bez konieczności zatrudniania nowego personelu.

• Usprawniony przepływ operacji średnio o 8%. 

Specjaliści ds. finansów i operacji dysponują lepszymi narzędziami wspierającymi ich w wykonywaniu codziennych zadań, co usprawnia przepływ pracy w całym obszarze finansów i operacji. Pracownicy wykorzystują odzyskaną produktywność do wprowadzania innych iteracyjnych usprawnień operacji. 

Każdy z respondentów odnotował wzrost efektywności funkcji finansowych i operacyjnych po przejściu na Dynamics 365 Business Central, wynikający z lepszego dostępu do systemu ERP dla pracowników pracujących na wielu urządzeniach, lepszej widoczności operacji w całej organizacji oraz zwiększonej funkcjonalności, takiej jak automatyzacja kluczowych procesów. Według badanych, zwiększona produktywność pracowników pozwoliła im skupić się na innych inicjatywach mających na celu dalsze podniesienie efektywności kluczowych procesów.

Jednej z firm zajmującej się produkcją specjalistyczną udało się po raz pierwszy połączyć numery seryjne produktów z rozwiązaniem ERP, zapewniając pracownikom operacyjnym wgląd w historię oraz podniesienie jakości i przyspieszenie obsługi klienta. Jak dodaje jeden z badanych: „Dzięki Business Central możemy mieć ambitne marzenia. W przeszłości, narzędzia umożliwiające wykonywanie tego typu zadań były, dla mniejszych organizacji, takich jak nasza, zbyt kosztowne”.

Według innego uczestnika badania, dzięki wdrożeniu funkcjonalności śledzenia zapasów tempo realizacji zadań wzrosło o 10%. W obszarze finansów, ta sama organizacja odnotowała większą dokładność raportowania i zmniejszenie liczby godzin spędzonych na ponownym wykonaniu lub modyfikacjach przypisanych zadań.

W rozmowie z ekspertami Forrester Dyrektor ds. IT i operacji w firmie marketingowej przyznał, że dzięki możliwości interaktywnej pracy Business Central z programem Excel każdy z księgowych w dziale finansowym zyskał około 2 godzin tygodniowo. Przed wdrożeniem systemu Business Central bazującego na poprzednim rozwiązaniu nie było to możliwe.

Według innej badanej organizacji z sektora produkcji specjalistycznej główną korzyścią dla zachowania płynności operacji jest możliwość dostępu do funkcjonalności ERP ze wszystkich urządzeń. Wcześniej użytkownicy musieli korzystać z połączenia VPN.

Prezes ostatniej firmy z sektora produkcji specjalistycznej także zwrócił uwagę na korzyści z wdrożenia ERP Business Central w obszarze operacji: „Nasz zespół produkcyjny miał po prostu trudności ze śledzeniem wszystkich danych na naszym poprzednim rozwiązaniu ERP. Nasz produkt jest zbyt skomplikowany. Business Central pozwala naszemu zespołowi śledzić zamówienie od momentu jego utworzenia, poprzez produkcję, aż po etap dostawy”.

• Oszczędności kosztów raportów innych firm w wysokości ponad 44 000 USD w ciągu trzech lat.Po migracji do Business Central organizacje mogą korzystać z dodatkowych funkcji i narzędzi Microsoft, takich jak Power BI oraz wyeliminować zależność od zewnętrznie generowanych raportów, aby uzyskać bardziej szczegółowy wgląd w prowadzoną działalność.

W rozmowie z ekspertami firmy Forrester jeden z badanych przyznał, że praca z poprzednim rozwiązaniem Microsoft Dynamics GP wdrożonym lokalnie była tak uciążliwa dla księgowych, że kilka razy w roku płacili firmie zewnętrznej za generowanie kluczowych raportów. Po migracji do Business Central pracownicy działu księgowości mogli wykorzystać bazującą na technologii chmurowej integrację z programem Excel, a także Power BI do generowania własnych, bardzo szczegółowych raportów.

Jak podsumowuje uczestnik badania: „Nasze poprzednie środowisko było zbyt złożone. Nasza praca polegała na ciągłym uzgadnianiu danych z wielu systemów. Ponieważ system GP generował tylko dane finansowe, dotyczące kont i harmonogramów. Dzięki Business Central i Power BI wszystko to się zmieniło, a nasi księgowi nie muszą już polegać na narzędziach innej firmy, aby dostosowywać swoje raporty”.

• Oszczędność kosztów w odniesieniu do wcześniej używanych rozwiązań w wysokości ponad 40 000 USD. Migracja z rozwiązań Microsoft wdrażanych lokalnie i narzędzi ERP innych dostawców przynosi oszczędności w opłatach licencyjnych i ograniczeniach infrastruktury, jak również oszczędności personelu działów wsparcia.

Wiele z badanych firm określało rozwiązania ERP używane przed wdrożeniem Dynamics 365 Business Central jako rozproszony zbiór wdrażanych lokalnie rozwiązań Microsoft i innych firm, co generowało wiele wyzwań w przypadku organizacji zorientowanych na rozwój.

Firma marketingowa miała trudności z aktualizowaniem swojego rozwiązania Microsoft GP. Duża liczba modyfikacji i dostosowań na przestrzeni lat w połączeniu z brakiem możliwości pracowników działu IT do wdrażania aktualizacji doprowadziła do powstania przestarzałej i nieaktualnej funkcjonalności.

Według innych rozmówców, na przykład osoby decyzyjnej z branży produkcji specjalistycznej, rozwijająca się firma była w stanie skalować swoje rozwiązania ERP wdrożone lokalnie dopiero po dokonaniu znaczących inwestycji w infrastrukturę i zwiększeniu liczby personelu IT.

W rozmowie z zespołem specjalistów Forrester, firmy biorące udział w badaniu wymieniły kilka źródeł odzyskanych kosztów, zidentyfikowanych po migracji do Dynamics 365 Business Central.

Organizacja turystyczna dostarczyła licencje na żądanie, konsolidując licencje użytkowników i unikając kosztów w czasie pandemii w 2020.

Po wcześniejszym uruchomieniu kilku rozwiązań ERP działających równolegle z Microsoft Dynamics GP w celu uzyskania dodatkowej funkcjonalności organizacja marketingowa zdecydowała się na ich wycofanie, a także zlikwidowanie związanej z nimi infrastruktury, uzyskując oszczędności w wysokości ponad 12 000 USD rocznie po migracji do Business Central. Jedna z badanych firm z sektora produkcji specjalistycznej także wspomniała o oszczędnościach na poziomie 6 000 USD rocznie dzięki wyeliminowaniu zbędnych narzędzi ERP innych producentów.

Korzyści nieokreślone liczbowo

Korzyści, których nie można przedstawić w formie danych liczbowych na potrzeby tego badania, obejmują:

• Lepsze doświadczenia pracowników. Dzięki Dynamics 365 Business Central pracownicy są w mniejszym stopniu obciążeni typowymi zadaniami związanymi z finansami i operacjami. Konieczność korzystania z pakietu różnych narzędzi ERP może prowadzić do zwiększenia ich frustracji podczas ich wykonywania.
• Integracja z innymi produktami Microsoft. Jako dodatkową korzyść z migracji do Business Central ankietowani wymieniali integrację z innymi rozwiązaniami firmy Microsoft, takimi jak SharePoint i Power BI.
• Większe zaufanie do danych widocznych w czasie rzeczywistym. W przypadku niektórych organizacji, po raz pierwszy osoby podejmujące decyzje mogły przeglądać kluczowe dane biznesowe, raporty i wskaźniki w czasie rzeczywistym. Taki wgląd w aktualizowane na bieżąco dane zwiększa zaufanie do pracowników, którzy z nich korzystają.
• Elastyczność. Każdy klient oczekuje innego poziomu elastyczności rozwiązania. Dostępnych jest wiele scenariuszy, w których klient wdraża rozwiązanie Business Central, a następnie korzysta z jego dodatkowych zastosowań i możliwości biznesowych, takich jak:
• Skalowalność chmury. Prawie każdy uczestnik badania opisał swoje możliwości skalowania użytkowników i typów licencji oraz dostosowywania ich do aktualnych potrzeb biznesowych. W okresach szybkiego wzrostu lub w burzliwych i niesprzyjających warunkach, takich jak pandemia w roku 2020, organizacje były w stanie zapewnić zasoby ERP na obsługę i rozwój Business Central i zaoszczędzić na kosztach.

W obliczu pandemii w 2020 roku i trudnych warunkach na całym świecie, Prezes zarządu firmy turystycznej podkreśla możliwości firmy w zakresie skalowania oraz zwiększania liczby użytkowników.

• Stworzenie odpowiednich warunków dla przyszłości pracy. Pandemia w 2020 roku będzie miała krótko-, średnio- i długoterminowe konsekwencje dla przyszłości pracy. Eksperci firmy Forrester przewidują, że firmy inwestujące w technologie umożliwiające pracę zdalną i współpracę cyfrową, w końcowym rozrachunku zyskają przewagę konkurencyjną dzięki większemu zaangażowaniu pracowników. Jak zauważyli uczestnicy badania, Business Central ułatwił organizacjom przejście w tryb pracy zdalnej, co w przypadku wcześniej używanych rozwiązań ERP nie było możliwe.
• Koszty wdrożenia ERP, bieżącego zarządzania i szkolenia personelu

Respondenci wspólnie opisali doświadczenie migracji, które zajęło średnio trzy miesiące od momentu stworzenia koncepcji do wdrożenia ERP. Uczestnicy badania podkreślali, że choć samo wdrożenie oprogramowania było dość proste (wdrożenie w chmurze), zarządzanie zmianą wymagane do dostosowania dotychczasowego sposobu pracy pracowników stanowiło największe wyzwanie.

Jak podsumowuje Prezes jednej z firm zajmującej się produkcją specjalistyczną: „Zarządzanie ludźmi oraz próby przekonania ich do zaakceptowania nowego systemu, oraz nowego sposobu pracy, były największą przeszkodą. Nie było to łatwe, ale poradziliśmy sobie z tym całkiem dobrze. Udało nam się przekonać ich o korzyściach rozwiązania jeszcze przed uruchomieniem systemu”.

Według innego uczestnika badania, w porównaniu z poprzednim rozwiązaniem ERP firmy Microsoft wdrożonym lokalnie, chmurowa wersja Business Central jest dość intuicyjna, co ułatwia skrócenie okresu wdrażania użytkowników: “Odczuwasz trochę strachu, kiedy twoja firma przechodzi na nową platformę i zmienia sposób, w jaki pracowali twoi pracownicy przez ostatnie kilka lat. Nasi użytkownicy szybko opanowali obsługę Business Central i nie żałują tej zmiany.”

W celu wdrożenia ERP – Business Central każda z organizacji poświęciła zasoby IT i oraz czas pracy pracowników w pełnym wymiarze godzin na działania wdrożeniowe lub współpracowała z firmą zewnętrzną w zakresie usług konsultingowych.

Większość firm zapewniła zorganizowane szkolenia dla użytkowników w zakresie Business Central po jego wdrożeniu, mając na celu zmaksymalizowanie początkowej efektywności w korzystaniu z rozwiązania.

Na podstawie raportu The Total Economic Impact of Microsoft Dynamics 365 Business Central, wrzesień 2020, Forrester.