Przedsiębiorstwa wybierające system ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, zyskują biznesowe narzędzie do zarządzania wszystkimi obszarami działalności przedsiębiorstwa. Za pomocą systemu ERP możliwe jest prowadzenie zintegrowanego, spójnego zarządzania procesami.
W zależności od zakresu działalności przedsiębiorstwa, możliwy jest wybór jednej z dwóch opcji licencyjnych – Essentials i Premium.
Licencja użytkownika Essentials obejmuje moduły systemu ERP z zakresu:
Licencja użytkownika Premium obejmuje moduły systemu ERP z zakresu:
Wszystkie standardowe procesy w obszarze finansów są obsługiwane w systemie ERP. Użytkownicy Dynamics 365 Business Central korzystają z moduły systemu ERP pozwalających na tworzenie sprawozdań finansowych, księgowanie transakcji finansowych, a także zarządzanie kosztami zapasów, środkami trwałymi, kosztami produkcji i kontami bankowymi. Dowiedz się więcej o funkcjonalnościach Dynamics 365 Business Central w zakresie finansów.
Dzięki tej funkcji ERP, użytkownicy mogą korzystać z listy kont do księgowania transakcji w księdze głównej. Obsługują także konta bilansowe i konta rachunku wyników. Plan kont udostępnia również dodatkowe możliwości w obszarze podatków. Funkcja pozwala na konfigurację nowych kont księgowych – są potrzebne do generowania dokumentów zakupu i sprzedaży w dziennikach głównych, co pozwala na dalsze zaksięgowanie transakcji w księdze głównej.
Funkcjonalność umożliwia także konfigurowanie wymiarów – służą one dodaniu do zapisów wartości koniecznych do raportowania.
Moduły ERP służy do prowadzenia zaawansowanych analiz finansowych. Określone wymiary są przyporządkowane do poszczególnych segmentów – zleceń, zasobów, zapasów, nabywców, dostawców czy kont księgowych. Każdy wymiar może mieć przyporządkowanych wiele wartości – np. możemy przyporządkować do dokumentu sprzedaży wymiar grupy nabywcy oraz dział, co pozwoli na szybką weryfikację wydatków w danych działach.
Dzięki temu, że płatności są obsługiwane na stronie, na której są rejestrowane, użytkownik może łatwo i szybko oznaczać opłacone faktury, a także zadbać o automatyczne uzgadnianie kont. W dzienniku płatności rozliczane są płatności z dostawcami. Umożliwia on ustawienie priorytetów dostawców, a także wykonywanie płatności w oparciu o terminy płatności. Uzgodnienie jest uruchamiane przez skrypt, które sugeruje płatności dostawcy. Jeśli jest to niezbędne, należy wprowadzić zmiany w wierszach dziennika płatności i drogą elektroniczną dokonać płatności. Dzięki dziennikowi uzgodnienia płatności możemy transakcje z konta przetwarzać oraz uzgadniać równolegle. System w sposób automatyczny rozliczy transakcje po zaimportowaniu plików wyciągów bankowych.
Zarządzanie płynnością finansową opiera się nie tylko na bieżącej kontroli stanu finansowego, ale także prognozowaniu przepływów. System ERP Dynamics 365 Business Central zapewnia funkcjonalność umożliwiającą prognozowanie przepływów – z tytułu zobowiązań, należności, zamówień zakupu i sprzedaży. Możliwe skutki nieplanowanych kosztów oraz pożyczek są analizowane w oparciu o dane o przychodach i wydatkach. System wykorzystuje w tym celu technologię uczenia maszynowego (MI – ang. Machine Learning).
Przypisywanie opisów księgowania i ścieżek audytu do poszczególnych transakcji odbywa się automatycznie. Uzupełniające ścieżki audytu mogą być tworzone w oparciu o kody przyczyny – skonfigurowane przez użytkowników systemu Dynamics 365 Business Central.
W oprogramowaniu ERP zaimplementowano rozwiązania pozwalające na automatyzowanie rozliczeń międzyokresowych. Użytkownicy mogą konfigurować szablony rozliczeń okresowych z uwzględnieniem harmonogramu.
Funkcjonalność pozwala na zarządzanie finansami w zakresie kont księgi głównej, a także sprzedaży, kosztów oraz zakupów.
Dynamics 365 Business Central pozwala na zarządzanie środkami trwałymi i ułatwia przeprowadzanie procesów takich jak likwidacja, nabycie, amortyzacja i zmiana wartości.
W Dynamics 365 Business Central jest również możliwe zakładanie kont bankowych. Można nimi zarządzać, mając na uwadze niestandardowe procesy.
Darmowy e-book
Dzięki funkcjonalności systemu ERP użytkownicy Dynamics 365 Business Central mają dostęp do danych kontaktowych o firmach czy osobach, z którymi współpracują lub mogą współpracować w przyszłości. W systemie możemy rejestrować kontakty, synchronizować je z dostawcami lub nabywcami, a także ewidencjonować oferty powiązane z danymi kontaktami.
W celu prowadzenia dopasowanych do odbiorców kampanii marketingowych możemy segmentować kontakty – według wybranych kryteriów.
Handlowcy mają możliwość skuteczniejszego ofertowania w zależności od analizy klienta. Przeprowadzana jest ona na podstawie etapów sprzedaży oraz pozyskanych informacji. Użytkownicy mogą konfigurować kolejne kroki ścieżki zakupowej i lepiej diagnozować klientów z uwzględnieniem lejka sprzedaży.
System ERP Dynamics 365 Business Central pozwala na prowadzenie i rejestrowanie aktywności marketingowych – kierowanych do określonych segmentów kontaktów. Mowa o dystrybucji folderów czy zaproszeniach na organizowane wydarzenie.
W systemie możemy rejestrować wszystkie interakcje z naszymi kontaktami – np. e-maile, rozmowy telefoniczne. Dynamics 365 Business Central ułatwia także wymianę dokumentów, np. zamówień, ofert sprzedaży czy faktur.
System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central jest łatwo integrowalny z Dynamics 365 for Sales. Pozwala to na utrzymanie spójności danych I informacji na temat dostępności zapasów czy zamówień sprzedaży.
Dzięki funkcjonalności systemu ERP obsługa zamówień sprzedaży i zakupu, procesów zamówień zakupu i sprzedaży, a także zamówień zbiorczych sprzedaży i zakupu – jest dużo łatwiejsza. Oprogramowanie pozwala na konfigurację specyficznych dla danego przedsiębiorstwa dokumentów zakupów i sprzedaży. Co więcej, rejestracja zamówienia nie jest obligatoryjna przy generowaniu faktur przez użytkowników.
Dynamics 365 Business Central ułatwia także zarządzanie indywidualnymi warunkami sprzedaży. Wybranym klientom lub grupom klientów można przyporządkować rabaty, lub indywidualne ceny oraz warunki ich przyznania – np. rabat warunkowany dokonaniem zakupu w określonej ilości lub danym terminie. Na podstawie zdefiniowanych przez użytkownika funkcji system automatycznie proponuje najbardziej atrakcyjne warunki sprzedażowe dla nabywcy. Użytkownik może te dane edytować, tworząc dokument sprzedaży.
Microsoft Dynamics 365 Business Central umożliwia sprawowanie kontroli nad przebiegiem procesu zakupów przy wsparciu zautomatyzowanych przepływów pracy. Dzięki zastosowaniu technologii OCR przepływ dokumentów przebiega sprawnie. Stany zapasów oraz prognozy są automatycznie monitorowane i na podstawie zdefiniowanych warunków system generuje propozycje zlecenia uzupełnień. Automatyzacja procesów poprzez konfigurację przepływów pracy pozwala na zwiększenie efektywności, sprawniejszą realizację zadań i dokładniejszą weryfikację ponoszonych wydatków.
Zarządzanie magazynem opiera się na takich procesach jak przyjmowanie i wydawanie towarów czy przesunięcia pomiędzy magazynami. System ERP ułatwia przeprowadzanie tych działań. Procesy związane z pobieraniem materiałów są przeprowadzane w momencie przygotowania zamówienia lub produkcji.
W celu zarządzania zapasami w magazynach wykorzystuje się pojemniki, które umożliwiają monitorowanie wydań, przyjęć czy przesunięć towarów. Pozwala to na bardziej optymalne wykorzystanie zasobów. Za pomocą funkcji magazynowania użytkownicy Dynamics 365 Business Central przeprowadzają kompletację towarów.
Przedsiębiorstwa, które oferują klientom towar, którego nie posiadają na stanie w magazynie, mogą skorzystać z funkcjonalności zapasy pozamagazynowe. Dzięki tej funkcji mogą włączyć zapasy nierejestrowane do oferty dla klienta.
Za pomocą szablonu zapasu (z polami obowiązkowymi) na kartotece zapasu pozamagazynowego system ERP wygeneruje nowy zapas, kiedy użytkownik doda zapas pozamagazynowy, edytując dokument sprzedaży.
Do prognozowania sprzedaży oraz stanów magazynowych w systemie ERP zostało wykorzystane rozwiązanie uczenia maszynowego. W oparciu o dane z historycznych baz danych generowane są analizy predykcyjne. Na ich podstawie użytkownik systemu może generować zlecenie uzupełnienia.
Aby nie tracić potencjału sprzedażowego w przypadku braku dostępności wybranego towaru, możliwe jest proponowanie towarów substytucyjnych. System Dynamics 365 Business Central umożliwia konfigurowanie podobnych zapasów jako substytutów.
Przedsiębiorstwa często magazynują zapasy w różnych miejscach – np. punkt sprzedaży, zakład produkcyjny czy magazyn dystrybucyjny. System ułatwia monitorowanie stanów zapasów w różnych lokalizacjach i zarządzanie nimi.
Kiedy dane zapasy powinny zostać przetransportowane z np. centrum dystrybucyjnego do punktu sprzedaży detalicznej, użytkownik może łatwo zarządzić taki proces dzięki funkcji przesunięcia zapasów. Co więcej, może skontrolować ich wartość w zależności od lokalizacji.
Dla zagwarantowania sprawnego zarządzania zapasami i zapewnienia wysokiej jakości obsługi, konieczne jest monitorowanie ilości zapasów – z uwzględnieniem ich lokalizacji. Jeśli system powiadomi użytkownika o brakach w stanach magazynowych, ten może łatwo skorzystać z substytutów lub wygenerować zlecenie uzupełnienia.
W celu wydajnego zarządzania projektami istotne jest monitorowanie dostępnych zasobów – urządzeń oraz osób. Można je łączyć w grupy, a także ewidencjonować ich cenę i sprzedaż. Funkcjonalność pozwala na zarządzanie zasobami i grupami zasobów.
Dzięki tej funkcjonalności systemu ERP możemy monitorować wydajność, dostępność oraz zużycie danych zasobów.
Faktury są tworzone przez oprogramowanie w oparciu o zużycia, które użytkownik Dynamics 365 Business Central ewidencjonuje, wykorzystując funkcjonalność zleceń. Ich rozliczenia mogą być przeprowadzone na dwa sposoby – na podstawie rzeczywistego zużycia materiałów oraz czasu lub stałych stawek.
Funkcjonalność pozwala na wykonywanie standardowych zadań w obszarze zarządzania projektami, np. tworzenie zleceń, planowanie wykorzystania zasobów, monitorowanie procesów i realizacji zadań w projektach, a także rozporządzanie budżetami.
W przypadku projektów długookresowych możemy je realizować, wspierając się ewidencją zużyć zapasów, czasu pracy pracowników oraz urządzeń. Dzięki oprogramowaniu ERP kierownicy projektów mają dostęp do szczegółowych danych na temat zleceń, aktywności pracowników, a także wykorzystania innych zasobów.
Celem dodania zlecenia w systemie należy zarejestrować w kartotece zlecenia dane do obsługi administracyjnej i finansowej. Każde zlecenie składa się z zadań – do wykonania każdego z nich zaplanowane zostają wydajność oraz sprzedaż w odniesieniu do wymaganych zasobów i zapasów. Na podstawie ich kosztów i cen generowany jest budżet zlecenia – co pozwala nam oszacować zyski.
Użytkownik systemu księguje zużycia w momencie zakupu zapasów. Następnie w dziennikach zleceń ewidencjonowane są zużycia zasobów oraz zapasów. Oprogramowanie zapewnia także możliwość generowania faktur za zlecenia wykonane w wybranym czasie, a także kontrolowanie budżetów zleceń.
Karty czasu pracy pozwalają na ewidencjonowanie przepracowanego czasu pracy – z uwzględnieniem poszczególnych projektów, w które zaangażowani są pracownicy. Do kart dane wprowadzają pracownicy, natomiast kierownicy mają obowiązek je skontrolować i zatwierdzić.
Administrator jest odpowiedzialny za obsługę kart czasu pracy na podstawie planowanych zleceń, a także wyznacza pracowników do ich wypełniania. Po potwierdzeniu przez pracownika, że czas poświęcony na wykonanie danej pracy zgadza się z liczbą zaplanowanych godzin, są one księgowane i przyporządkowane do danego zlecenia.
Dynamics 365 Business Central umożliwia także księgowanie prac w toku w bilansie oraz sprzedaży i kosztów w rachunku wyników.
Funkcjonalność do obsługi napraw jest dostępna dla użytkowników posiadających licencję Premium. Microsoft Dynamics 365 Business Central pozwala na sprawną obsługę zgłoszeń serwisowych, analizę kosztów związanych z przeprowadzaniem napraw, obsługę faktur, gwarancji i umów serwisowych.
W systemie ERP tworzony jest spis wszystkich przedmiotów – sprzęt i zapasy – które wymagają serwisowania lub wykonania naprawy, a także dokumentacji, BOM, gwarancji czy komponentów.
Po zakupie usługi lub produktu klienci mogą zgłaszać chęć naprawy lub serwisowania. Dane zleceń serwisowych są wprowadzanie do systemu ERP przez warsztat naprawczy lub pracowników działu obsługi klienta.
Zarządzanie serwisem pozwala również na efektywną realizację zleceń serwisowych. Umożliwia:
W celu zapewnienia kompleksowej obsługi gwarancji konieczna jest rejestracja wszystkich informacji dotyczących:
Wszystkie umowy dotyczące usług serwisowych są rejestrowane w systemie – wraz z rejestracją warunków świadczenia usług oraz wszystkich informacji. Funkcjonalność pozwala także na:
konfigurację szablonów umów.
Dynamics 365 Business Central pozwala na zaawansowane konfigurowanie cen usług serwisowych.
Użytkownicy korzystający z licencji systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central Premium mają dostęp do funkcjonalności z obszaru zarządzania produkcją.
Produkcja danego produktu lub półproduktu zawsze jest przeprowadzana na podstawie zestawienia komponentów (BOM – ang. Bill of Materials). BOM zawiera:
Kolejne procesy produkcji danego produktu są dokładnie opisane w marszrucie.
Na podstawie zdolności produkcyjnych powstaje schemat środowiska produkcyjnego. Odnoszą się one do jednostek infrastruktury produkcyjnej:
wydziału produkcyjnego.
Za pomocą zleceń produkcyjnych możemy rejestrować w systemie ERP surowce zakupione i adaptować je jako wyroby gotowe. W zleceniach produkcyjnych znajdują się dane na temat:
Produkcja składa się z następujących etapów:
oraz zalokowanie wyrobów gotowych do magazynu.
Dynamics 365 Business Central pozwala na wybranie jednego z trzech wariantów funkcji do zaplanowania produkcji.
Za pomocą funkcji planowanie zamówień sprzedaży mamy możliwość generowania zleceń produkcyjnych z poziomu zamówień sprzedaży. Korzystają z niej przedsiębiorstwa prowadzące produkcję na zlecenie (MTO – Make to Order) i nie wymagają zaawansowanego planowania w obszarze komponentów.
Dzięki konfiguracji różnych typów dostaw możliwe jest spełnienie zapotrzebowania. Funkcja planowanie zleceńpozwala na oszacowanie zapotrzebowania dla realizacji zleceń, a także skuteczne synchronizowanie planów dostaw.
Arkusz planowania jest wykorzystywany do planowania zapotrzebowania materiałowego (MRP – Material Requirements Planning) oraz głównego harmonogramu produkcji (MSP – Master Production Schedule).
Dla zachowania płynności produkcji istotna jest możliwość przewidywania zapotrzebowania do realizacji przyszłej produkcji. Na podstawie prognoz system ERP może wygenerować plany produkcyjne, które należy zweryfikować pod kątem pokrycia ze sprzedażą.
System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central ułatwia współpracę z podwykonawcami poprzez synchronizację zamówień zakupu, zleceń produkcyjnych oraz gniazd roboczych. Realizacja zadań zlecanych na zewnątrz jest efektywna dzięki możliwości zarządzania ilościami oraz kosztami.
Planowanie zdolności produkcyjnych jest niezbędne, jeśli produkcja dysponuje limitowaną ilością zasobów. Planista produkcji może w systemie ERP skonfigurować kalendarze zdolności produkcyjnych oraz kalendarze produkcyjne – dla poszczególnych stanowisk i gniazd roboczych. Uwzględniane są również przewidziane przestoje.
W procesie planowania produkcji ważne jest uwzględnienie obciążenia stanowisk roboczych – poprzez weryfikację zdolności produkcyjnych oraz aktualnego zapotrzebowania. Oprogramowanie ERP daje możliwość wyboru jednej z reguł. System może wykonać planowanie prac z uwzględnieniem procentu zdolności produkcyjnych dla wybranej jednostki – obciążenia przy ograniczonych zdolnościach produkcyjnych. Przy wyborze drugiej opcji – obciążenia przy nieograniczonych zdolnościach produkcyjnych – prace zostają zaplanowane bez względu na występujące obciążenia.
Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa należy rozwijać system informatyczny do zarządzania. Wybierając dodatkowe moduły ERP, zyskujesz nowe funkcjonalności systemu, które pozwolą przenieść Twój biznes na wyższy poziom. Microsoft zadbał o to, aby klienci Microsoft Dynamics 365 Business Central mieli możliwość optymalizacji działań biznesowych, zwiększanie wydajności poprzez skalowanie zasobów.
Korzystając z zaawansowanego narzędzia wykorzystującego technologię business intelligence, zyskujesz możliwość prowadzenia zaawansowanych analiz oraz wirtualizacji danych, szybki dostęp do zintegrowanych i łatwych do interpretacji danych, a przede wszystkim szansę na identyfikację słabych i mocnych stron, a także zwiększenie efektywności przedsiębiorstwa.
Microsoft udostępnia użytkownikom Dynamics 365 Business Central platformę niskokodową Power Apps. Służy ona do szybkiego tworzenia prostych aplikacji o niestandardowych funkcjonalnościach i to bez konieczności pisania kodu. Aplikacje mają służyć automatyzacji procesów w obrębie przedsiębiorstwa.
Setki Partnerów Microsoft rozwijają dodatkowe moduły (rozwiązania ISV), które rozszerzają podstawową funkcjonalność systemu ERP Dynamics 365 Business Central i umożliwiają realizację specyficznych procesów. Platforma App Source to miejsce, gdzie klienci systemu ERP mogą znajdować potrzebne im rozwiązania spośród setek opublikowanych, np. rozwiązań dedykowanych danej branży.
Microsoft zadbał także, aby klienci mieli możliwość tworzenia przepływów pracy pomiędzy oprogramowaniem ERP a innymi narzędziami, co zwiększa poziom automatyzacji.
Obecna wersja systemu Dynamics 365 Business Central nie umożliwia wprowadzania zmian w jej kodzie źródłowym. Konfiguracja dodatkowych funkcjonalności systemu ERP opiera się o tworzenie tzw. extensions – rozszerzeń.
System ERP Dynamics 365 Business Central może być łatwo zintegrowany nie tylko z rozwiązaniami tworzonymi przez Microsoft czy Partnerów Microsoft, ale też oprogramowaniem firm zewnętrznych – dzięki elastycznemu API.
