Zarządzaj innowacją z systemem ERP

System ERP

Zintegrowany system informatyczny wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem

Zintegrowany system informatyczny wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem

Monitorowanie działalności, optymalizacja kosztów, dążenie do wzrostu wydajności, uzyskanie przewagi konkurencyjnej, zwiększenie udziału w rynku i zwiększanie wyniku finansowego – to główne zadania zawierające się w szeroko pojętym zarządzaniu przedsiębiorstwem. W tym procesie kluczowy jest odpowiedni system informatyczny – system ERP. Wszystkie procesy w organizacji powinny być obsługiwane przez oprogramowanie dla firm łatwe do modyfikacji w celu realizacji zmieniających się potrzeb.

Czym jest system ERP?

W większości przedsiębiorstwach praca poszczególnych działów opiera się na osobnych programach, niepołączonych ze sobą w żaden sposób. Zespół sprzedaży korzysta z innego oprogramowania niż dział obsługi klienta, a magazyn jest obsługiwany przez inny program niż proces produkcji. Informacje z każdego obszaru są gromadzone w osobnych bazach danych, co przyczynia się do nieefektywnego zarządzania.

Problemy występujące w organizacji bez zintegrowanego systemu informatycznego:

  • brak jednolitych danych,

  • utrudniona współpraca międzydziałowa,

  • częste występowanie błędów,

  • brak automatyzacji powtarzalnych procesów,

  • rzadkie synchronizacje danych – praca w oparciu o nieaktualne dane,

  • konieczność obsługi przepływu danych i informacji pomiędzy poszczególnymi programami.
Brak zintegrowanego systemu powoduje konieczność przesyłania danych pomiędzy programami

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) jest oprogramowaniem do zarządzania przedsiębiorstwem, a dosłownie do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Działa w oparciu o jedną bazę danych, w której są gromadzone i przetwarzane dane i informacje ze wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa – np. obsługa klienta i sprzedaż, produkcja, logistyka i magazyny, finanse i księgowość itd.

Oprogramowanie obejmuje również funkcjonalności, które pozwalają na obsłużenie wszystkich tych obszarów. Oznacza to, że zarówno handlowcy, pracownicy działu księgowości, jak i magazynu korzystają z tego samego oprogramowania – choć oczywiście mają różne poziomy dostępów. Jednak dzięki temu, że wszystkie dane są przechowywane w jednym miejscu, wszyscy pracownicy mają dostęp do zintegrowanych i aktualnych danych.

W organizacji następuje płynny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi działami, a wiele procesów jest wykonywanych automatycznie przez oprogramowanie.

Wdrażając do przedsiębiorstwa system ERP – zamiast osobnych programów przeznaczonych do obsługi każdego z działów – zyskujesz rozwiązanie, które pozwoli Ci na efektywne zarządzanie przez uporządkowanie wszystkich procesów w firmie oraz możliwość ich monitorowania.

System ERP integruje wszystkie obszary przedsiębiorstwa:

  • Finanse

  • Serwis

  • Logistyka

  • Kadry i płace

  • Produkcja

  • Środki trwałe

  • Magazyn

  • Raportowanie i analityka

  • Sprzedaż

  • Administracja

  • Obsługa klienta

  • Zarządzanie zasobami ludzkimi

ERP a MRP

Współczesne systemy ERP dostarczają zaawansowane funkcje, związane z technologią uczenia maszynowego czy analityki biznesowej. Wywodzą się jednak z powstałych po II wojnie światowej systemów MPR – planowanie zapotrzebowania materiałowego. To oprogramowanie dla firm przeznaczone do obsługi produkcji. Obejmuje funkcjonalności w zakresie struktury wyrobu, stanów zapasów magazynowych, a także bieżących procesów związanych z obsługą zamówień oraz planu produkcji.

Wraz z rozwojem komputerów zwiększały się możliwości oprogramowania MRP, aż z czasem obejmowały wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa, a tym samym przekształciły się w oprogramowanie ERP. Obecnie mamy do czynienia z systemami ERP 4.0.

Funkcjonalności systemu ERP

Na jakie funkcjonalności powinniśmy zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania ERP? To oczywiście zależy od działalności konkretnego przedsiębiorstwa. Decydując się na system ERP, trzeba najpierw ustalić oczekiwania – konkretne cele, jakie mają zostać spełnione dzięki wdrożeniu oprogramowania. Konieczne jest także wyznaczenie kluczowych obszarów działalności, np. produkcji czy dystrybucji. Na tej podstawie należy skupić się na tych funkcjach, które są najważniejsze pod kątem realizacji strategii działalności.

Przykładowe cele, które można zrealizować dzięki wdrożeniu systemu ERP:

  • Zwiększenie efektywności produkcji poprzez minimalizację kosztów, wdrożenie automatyzacji i wykorzystanie zaawansowanych rozwiązań planistycznych;

  • Lepsze zarządzanie finansowym obszarem firmy – system ERP może znacznie ułatwić wykonywanie powtarzalnych czynności, zminimalizować ryzyko popełnienia błędów, a także umożliwić wgląd w najważniejsze informacje;

  • Optymalizacja w zakresie łańcucha dostaw oraz redukcja kosztów magazynowania przy jednoczesnym zapewnieniu ciągłego dostępu do towarów i usług zawartych w ofercie;

Kiedy jest czas na wdrożenie systemu ERP?

Przed wyborem systemu ERP przedsiębiorcy zadają sobie pytanie, czy to już jest moment na wdrożenie tak zaawansowanego systemu informatycznego i czy ich organizacja skorzysta na inwestycji. Poznaj częste powody, dla których decydują się na wdrożenie systemu ERP.

  • Oprogramowania w organizacji są niewydajne

    Aktualnie wykorzystywane programy nie nadążają za rozwojem przedsiębiorstwa. Zapewniają funkcjonalności jedynie na podstawowym poziomie, przez co wiele czynności jest wykonywanych ręcznie. System ERP to najbardziej zaawansowane kompleksowe oprogramowanie dla firm i wspiera pracę zarówno małych, średnich, jak i dużych przedsiębiorstw.

  • Wiele procesów w firmie jest przeprowadzanych ręcznie

    Jeśli obecne oprogramowanie uniemożliwia lub hamuje wdrażanie automatyzacji, warto przyjrzeć się możliwościom systemów ERP. Dzięki gromadzeniu wszystkich danych w jednej bazie następuje ich przepływ pomiędzy wszystkimi obszarami działalności.

  • Wysokie koszty magazynowania

    Zarządzanie zasobami i materiałami to jedno z największych wyzwań w optymalizacji działalności. Z jednej strony konieczne jest zapewnienie dostępności wszystkich zasobów czy materiałów do produkcji, z drugiej – często przedsiębiorstwo ponosi wysokie koszty ich utrzymania w magazynach. System ERP wyposażony w zaawansowane technologie, jak sztuczna inteligencja, może skutecznie pomóc w monitorowaniu stanów magazynowych oraz prognozowaniu przyszłego zapotrzebowania.

  • Utrata kontroli nad płynnością finansową

    Zarządzanie zasobami i materiałami to jedno z największych wyzwań w optymalizacji działalności. Z jednej strony konieczne jest zapewnienie dostępności wszystkich zasobów czy materiałów do produkcji, z drugiej – często przedsiębiorstwo ponosi wysokie koszty ich utrzymania w magazynach. System ERP wyposażony w zaawansowane technologie, jak sztuczna inteligencja, może skutecznie pomóc w monitorowaniu stanów magazynowych oraz prognozowaniu przyszłego zapotrzebowania.

  • Brak rzetelnych informacji

    Wiele programów biznesowych nie zbiera właściwych danych i nie ułatwia raportowania. Biorąc pod uwagę również rozproszenie danych firmy w różnych bazach danych, ich analiza jest znacznie utrudniona. W firmach korzystających z programu ERP wszystkie informacje są zintegrowane i przetwarzane w jednym miejscu, co eliminuje problem duplikacji. Dodatkowo programy tego typu są wyposażone w moduły do raportowania i analizy danych.

  • Firma się rozwija

    W fazie dynamicznego rozwoju warto myśleć o przyszłej strukturze przedsiębiorstwa i zadbać o zintegrowany system informatyczny. Wdrażając system ERP, wspomagasz swoją firmę w jej rozwoju. Narzędzie pozwoli na zarządzanie całością przedsiębiorstwa. Wraz z jego rozwojem może być rozwijane oprogramowanie ERP i dopasowywane do pojawiających się potrzeb.

  • W przedsiębiorstwie pojawia się wiele błędów

    Zarządzanie oparte o niewydajne narzędzia prowadzi do chaosu i częstego występowania błędów. Te z kolei powodują koszty oraz obniżenie jakości obsługi klientów i w efekcie ich utratę. System ERP pozwoli Ci na uporządkowanie wszystkich procesów w przedsiębiorstwie oraz ich monitorowanie. Dzięki temu łatwiej zidentyfikować pojawiające się problemy i je wyeliminować.

Cyfrowa transformacja

Jeśli transformacja cyfrowa jest elementem strategii rozwoju przedsiębiorstwa, wdrożenie systemu ERP pozwoli na jej realizację. Przeczytaj więcej o tym, jak Twoja firma może osiągnąć sukces dzięki cyfrowej transformacji.

Przejdź do artykułu

Ile kosztuje system ERP?

Całkowity koszt systemu ERP jest zależny od wielu czynników związanych z indywidualnymi potrzebami przedsiębiorstwa. Wycena zawsze opiera się na pewnych stałych składowych, jednak zawsze wymaga to pewnej analizy. Małe przedsiębiorstwa wdrażają podstawową funkcjonalność systemu bez jej rozwijania, tworzenia rozbudowanych baz danych czy instalowania dodatkowych funkcjonalności czy zewnętrznych modułów. Nie poniosą także dużych inwestycji w budowę infrastruktury. Jednak dla dużej firmy wdrożenie systemu ERP we wszystkich obszarach działalności może być projektem trwającym kilka lub nawet kilkanaście miesięcy, co wiąże się z wyższymi kosztami.

Od czego zależy koszt systemu ERP?

  • Cena licencji systemu ERP

    Same licencje to koszt, który stosunkowo łatwo jest określić na samym początku wyceny. Obecnie oprogramowanie klasy ERP jest dostępne w kilku wariantach licencyjnych, a ich wybór zależy od liczby użytkowników. Dla największych organizacji najbardziej korzystna jest inwestycja w licencję z nieograniczoną liczbą użytkowników – z opłatą miesięczną lub dożywotnią. Wybierając licencję dożywotnią, firma ponosi bardzo wysoki koszt początkowy, jednak pozbawia się późniejszego kosztu stałego, jak przy opłacie miesięcznej. Nie każdą organizację jednak na to stać. Płatność miesięczna jest wybierana przez przedsiębiorstwa, które nie mogą sfinansować kosztownej inwestycji.

    W ramach licencji miesięcznej klienci mogą również zdecydować się na konkretną liczbę licencji – dla każdego użytkownika nazwanego. Jest to opcja, z której najczęściej korzystają małe oraz średnie przedsiębiorstwa. Przy niskiej liczbie użytkowników bardziej opłaca im się wybrać taki model licencji. Ponadto zniwelowane są wysokie koszty początkowe, a opłaty miesięczne są zależne od liczby użytkowników – proporcjonalnie do wielkości przedsiębiorstwa. Wraz z jego rozwojem liczba licencji może być zwiększana.

  • Wdrożenie systemu ERP

    Zakup samej licencji to dopiero początek. Samo oprogramowanie ERP musi zostać do przedsiębiorstwa wdrożone przez dostawcę systemu – może być to producent lub firma specjalizująca się we wdrożeniach. W ramach wdrożenia systemu ERP konieczna jest:

    • Diagnoza potrzeb i wybór odpowiedniej wersji systemu ERP – pod kątem zakresu funkcjonalności oraz licencji – tradycyjnej, hybrydowej lub chmurowej
    • Analiza procesów biznesowych w organizacji i określenie zakresu wdrożenia
    • Uruchomienie projektu wdrożenia
    • Dopasowanie funkcjonalności do indywidualnych potrzeb, które zostały określone na wcześniejszych etapach
    • Przetestowanie systemu z użytkownikami, przeszkolenie ich, migracja wszystkich danych oraz uruchomienie systemu ERP
    • Audyt wdrożenia oprogramowania

    Dla powodzenia realizacji wdrożenia konieczne jest przeprowadzenie kompleksowej i rzetelnej analizy. To na jej podstawie wykonywane są wszystkie kolejne działania. Niepowodzenia często wynikają właśnie z powodu błędów w analizie, dlatego jej wykonanie trwa czasem od kilku tygodni do kilku miesięcy.

    Cena wdrożenia to najtrudniejsza do oszacowania składowa kosztu programu ERP. Na początku projektu trudno ją obliczyć, ponieważ dalsza analiza może wykazać, że rzeczywiste potrzeby organizacji różnią się od wstępnych założeń lub zmienią się one w trakcie trwania projektu wdrożenia. W celu właściwego określenia zakresu wdrożenia i wyceny konieczna jest dobra komunikacja pomiędzy zespołem dostawcy oprogramowania oraz osobami decyzyjnymi po stronie odbiorcy. Obustronny przepływ informacji oraz zaufanie prowadzą do sukcesu wdrożenia.

  • Zakres funkcjonalności

    Systemy ERP często występują w różnych wersjach – w zależności od zakresu funkcjonalności. Mogą być podzielone na moduły dla poszczególnych obszarów działalności (np. finanse, produkcja itd.), ale także są w uproszczonych modelach, np. podstawowym i zaawansowanym. Im więcej funkcjonalności potrzebujemy, tym wyższy będzie koszt.

  • Infrastruktura IT

    Oprogramowanie musi zostać zainstalowane na własnych serwerach firmy lub w chmurze publicznej. Wybór jednej z tych opcji ma duży wpływ na poziom kosztów oraz ich rozłożenie w czasie. Wybierając własne zasoby, przedsiębiorstwo jest zobowiązane do budowy lub rozwoju własnej infrastruktury IT i dopasowania jej do wymagań związanych z instalacją systemu ERP. Wysoki koszt wejścia to jednak nie koniec. Firma musi zatrudnić specjalistów do obsługi serwerowni oraz ją utrzymać.

    Drugą opcją, zyskującą na popularności, jest chmura obliczeniowa. Oprogramowanie ERP może zostać zainstalowane na wynajętych zewnętrznych zasobach. W tym wypadku przedsiębiorstwo nie musi posiadać własnych serwerów, jednak ponosi miesięczną opłatę za zużyte w danym okresie zasoby. Systemy ERP są dostępne także w modelu SaaS – oprogramowanie jako usługa.

  • Wsparcie po wdrożeniu

    Po zakończeniu realizacji projektu wdrożenia systemu ERP konieczne jest zapewnienie klientowi wsparcia. Jest to osobny koszt, który warto wziąć pod uwagę, wybierając system informatyczny.

    W ramach wsparcia realizowane są m.in. takie usługi jak:

    • aktualizacja oprogramowania,
    • rozwijanie systemu o nowe funkcjonalności,
    • zapewnienie zgodności systemu z wymaganiami prawnymi.

System ERP na serwerze czy w chmurze?

Ten wybór to częsty problem przedsiębiorców, którzy po raz pierwszy decydują się na taki system informatyczny. Mimo rosnącej dostępności rozwiązań chmurowych wielu przedsiębiorców wciąż jest sceptycznych wobec technologii chmury obliczeniowej. Główne obawy dotyczą utraty kontroli nad danymi. Dostawcy chmur obliczeniowych oraz producenci oprogramowania SaaS powoli i skutecznie pozyskują coraz więcej klientów, budując ich zaufanie. Co należy wziąć pod uwagę, wybierając program ERP w wersji tradycyjnej lub chmurowej?

  • Koszty utrzymania

    Instalacja systemu ERP wymaga poniesienia inwestycji w budowę serwerowni i jej utrzymanie. Konieczne jest zatrudnienie zespołu technicznego – specjalistów, którzy będą zarządzać infrastrukturą i ją rozwijać. Jest to często opłacalny wariant dla największych firm. Dla przedsiębiorstw sektora MŚP nie jest to opłacalne. Wolą wynajmować zasoby u zewnętrznych dostawców.

  • Skalowalność, czyli dopasowanie do potrzeb

    Co dla wielu firm jest czynnikiem decydującym o wyborze chmury obliczeniowej, to możliwość skalowania zasobów. Przedsiębiorca może zwiększać lub zmniejszać wykorzystywane zasoby w zależności od aktualnych potrzeb firmy. Jest to szczególnie przydatne dla przedsiębiorstw w branżach cechujących się sezonowością. Chociażby e-commerce czy sieci handlowe, które często notują kilkukrotne wzrosty ruchu w okresie przedświątecznym. Wybierając model tradycyjny, musimy ponosić koszty związane z utrzymaniem serwerowni, nawet jeśli nie wykorzystujemy jej całkowitych możliwości. Rozwój firmy czy nagły wzrost zapotrzebowania na zasoby wiążą się z poniesieniem inwestycji w rozbudowanie infrastruktury, co jest kosztowne i czasochłonne.

  • Bezpieczeństwo danych

    Konieczność zapewnienia bezpieczeństwa danych i przekonania o tym klientów to jedno z kluczowych wyzwań dostawców chmury obliczeniowej. Ponoszą oni ogromne inwestycje w zabezpieczenie zasobów przed cyberzagrożeniami. Mechanizmy chmury wykonują także kopie zapasowe danych, aby uniknąć ich utraty.

    • Więcej wiedzy?

    Pobierz e-book

    Poznaj możliwości systemu ERP w chmurze

    Darmowy przewodnik dla firm sektora MŚP

    Przejdź do formularza

    Czy warto wdrożyć system ERP?

    System klasy ERP to kosztowna inwestycja i każdy przedsiębiorca długo analizuje potrzeby firmy, zanim zdecyduje się na jego wdrożenie. Rozważając taką decyzję, należy wziąć pod uwagę nieoczywisty koszt utraconych korzyści, wynikających z braku systemu informatycznego, który pozwoliłby na cyfryzację przedsiębiorstwa.

    Same licencje to koszt, który stosunkowo łatwo jest określić na samym początku wyceny. Obecnie oprogramowanie klasy ERP jest dostępne w kilku wariantach licencyjnych, a ich wybór zależy od liczby użytkowników. Dla największych organizacji najbardziej korzystna jest inwestycja w licencję z nieograniczoną liczbą użytkowników – z opłatą miesięczną lub dożywotnią. Wybierając licencję dożywotnią, firma ponosi bardzo wysoki koszt początkowy, jednak pozbawia się późniejszego kosztu stałego, jak przy opłacie miesięcznej. Nie każdą organizację jednak na to stać. Płatność miesięczna jest wybierana przez przedsiębiorstwa, które nie mogą sfinansować kosztownej inwestycji.

    W ramach licencji miesięcznej klienci mogą również zdecydować się na konkretną liczbę licencji – dla każdego użytkownika nazwanego. Jest to opcja, z której najczęściej korzystają małe oraz średnie przedsiębiorstwa. Przy niskiej liczbie użytkowników bardziej opłaca im się wybrać taki model licencji. Ponadto zniwelowane są wysokie koszty początkowe, a opłaty miesięczne są zależne od liczby użytkowników – proporcjonalnie do wielkości przedsiębiorstwa. Wraz z jego rozwojem liczba licencji może być zwiększana.

    • Lepsza kontrola nad procesami zachodzącymi w firmie

    • Monitorowanie łańcucha dostaw i minimalizacja kosztów

    • Lepsze planowanie produkcji i zwiększenie jej efektywności

    • Bardziej wydajne wykorzystanie dostępnych zasobów

    • Automatyzacja procesów dzięki przepływom pracy

    • Zwiększenie płynności finansowej

    • Zdobycie lojalności klientów

    • Lepsza współpraca wszystkich zespołów w firmie

    • Szybsza realizacja sprzedaży i zamówień

    • Zwrot z inwestycji

    • Zwiększenie wydajności pracowników

    • Dostęp do aktualnych danych

    • Płynny przepływ informacji

    • Wsparcie rozwoju przedsiębiorstwa

    • Zwiększenie decyzyjności – mniejszy czas reakcji

    • Lepsze standardy obsługi klienta

    • Ograniczenie błędów i niewłaściwych decyzji

    • Zwiększenie dostępności produktów