Koncepcja cyfryzacji jest już powszechnie znana wśród firm na świecie. Przedsiębiorcy coraz lepiej rozumieją, jak istotną rolę odgrywa postęp technologiczny w kontekście budowania przewagi konkurencyjnej. System ERP to niezwykle ważny, ale jednak nie jedyny, element cyfrowej transformacji. Ta bowiem powinna składać się z efektywnie przeprowadzonej reorganizacji procesów organizacji, a oprogramowanie firmowe powinno stanowić tu podstawę do budowania nowych metod pracy.
System ERP, czyli podstawa cyfrowej transformacji
Oprogramowanie firmowe klasy ERP to najbardziej złożony typ systemu do zarządzania biznesem. Rozwiązania tej klasy powstały bowiem z myślą nie o obsłudze pojedynczych procesów, ale integracji każdego obszaru działań w organizacji. Są podstawą do przeprowadzenia w firmie procesu cyfryzacji, a wdrożenie ERP wymaga prawdziwego zaangażowania ze strony kluczowych specjalistów oraz osób zrządzających – w tym CIO oraz dyrektora IT. By przeprowadzić wdrożenie, osoby decyzyjne muszą skrupulatnie określić wszystkie potrzeby, jakie powinny znaleźć się w strategii cyfrowej transformacji. Istnieje kilka kwestii, które mogą utrudnić jej zrealizowanie. O czym należy zatem pamiętać?
Reorganizacja nie kończy się na oprogramowaniu
Jeśli planujemy przeprowadzić naszą firmę przez proces cyfryzacji, należy mieć świadomość, że organizacja działu IT, którą stosowaliśmy dotychczas, zmieni się. Aby wprowadzić cyfrową transformację należy uskutecznić strategię reorganizacji pracy – procesów, roli pracowników i przypisanego im zakresu odpowiedzialności. Właściwe określenie potrzeb użytkowników to podstawa, bez której projekt wdrożenia oprogramowania i cyfryzacji przyniesie niewielkie efekty.
Znaczenie pracowników
Cyfrowa transformacja wymaga zastosowania w firmie nowego modelu pracy. Jak to zrobić? Duże znaczenie odgrywają w tym miejscu dyrektorzy IT. Powinni przygotować oni szczegółowo zdefiniowany plan migracji pracowników do nowego modelu, mającego uwzględniać takie elementy jak:
- nowe role i zakres odpowiedzialności,
- kompetencje,
- raportowanie.
Kluczem do przeprowadzenia przedsiębiorstwa przez drogę cyfryzacji jest uwzględnienie znaczenia właśnie pracowników – w tym oczywiście przyszłych użytkowników systemu ERP. By mogli oni we właściwy sposób posługiwać się nowymi technologiami, należy zaplanować dla nich odpowiednie szkolenia i od początku ustalić konkretne formy komunikacji na poszczególnych szczeblach.
Duża rola IT… ale czy jedyna?
Oczywiście ucyfrowienie organizacji nie może odbyć się bez udziału specjalistów IT. Częstym błędem jest jednak zapominanie o roli, jaką odgrywają same procesy biznesowe. To one powinny wyznaczać potrzeby wobec wdrażanych technologii, a nie na odwrót. Jeśli zbyt dużą uwagę poświęcimy samym technologiom, praktycznie nie uwzględniając w ich wdrażaniu analizy procesów biznesowych, może przynieść to więcej szkody niż pożytku. Zaimplementowana technologia będzie działała, ale bez wymiernych skutków i poprawy wyników, na których przecież nam zależało. To właśnie z tego względu projekt wdrożenia systemu ERP już na samym początku powinien objąć dokładną charakterystykę naszej firmy, potrzeb i oczekiwanych rezultatów biznesowych. A w jego realizację należy zaangażować nie tylko dział IT, ale też specjalistów, którzy na co dzień będą korzystać z oprogramowania i znają dokładnie znamienne dla firmy procesy. Więcej na ten temat możecie dowiedzieć się z artykułu o wyborze systemu ERP.
Chcąc zatem zainwestować w rozwój cyfryzacji przedsiębiorstwa, pamiętajmy o tym, że wiąże się to z czymś więcej niż samym zakupem technologii. Rozwiązanie ma stanowić dla nas punkt wyjścia związany później z realnymi korzyściami – nie jedynie kuszącą nowinkę technologiczną. Warto zatem jeszcze przed jego zakupem przeprowadzić bilans korzyści oraz kosztów, aby decydować się jedynie na te technologie, które faktycznie będą dla firmy przydatne.
