Systemy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to coraz bardziej popularne systemy informatyczne, wdrażane w przedsiębiorstwach na całym świecie. Korzystają z nich największe firmy produkcyjne oraz korporacje międzynarodowe, aby móc zarządzać zasobami oraz procesami we wszystkich obszarach organizacji za pomocą spójnego narzędzia. Wraz z rozwojem rynku pojawiły się w ofertach dostawców również systemy ERP dla małych i średnich przedsiębiorstw. Szczególnie korzystny stał się dla nich subskrypcyjny model licencjonowania dzięki modelowi SaaS – oprogramowanie jako usługa. Czy zarówno duże, jak i małe oraz średnie przedsiębiorstwa, korzystają z tych samych funkcjonalności systemowych? Jakie są najważniejsze funkcjonalności systemów ERP?
Do czego służy system ERP?
Kluczowe funkcjonalności, które dostarczają systemy ERP, to te, obszary, które są podstawowe dla przedsiębiorstwa z punktu widzenia prowadzenia działalności. A co najważniejsze, największą korzyścią takiego systemu informatycznego, jest integracja tych obszarów. W ten sposób wszystkie dane wprowadzane są do jednej bazy. Następuje łatwy i sprawny przepływ danych, informacji, dokumentów i procesów pomiędzy poszczególnymi zespołami, działami, pionami czy lokalizacjami. W magazynie automatycznie pojawia się zamówienie zrealizowane przez dział sprzedaży, dział zakupów ma wgląd w aktualne stany zapasów i potrzeby do realizacji planów produkcyjnych, księgowość automatycznie otrzymuje wszystkie dokumenty księgowe w firmie i może bardziej efektywnie zarządzać płynnością finansową.
System ERP powinien umożliwiać przeprowadzenie wszystkie wymagane procesy w kluczowych obszarach działalności, ale musi być także otwarty na modyfikacje i integracje z zewnętrznymi rozwiązaniami, które pozwalają przedsiębiorstwom realizować zadania specyficzne dla ich branży czy potrzeb.
Najważniejsze funkcjonalności w systemie ERP
Oprogramowanie typu ERP obsługuje takie obszary, jak księgowość i finanse, HR, CRM, zakupy, produkcja, sprzedaż, serwis, raportowanie itd. Firma nie musi wdrażać osobnych systemów dla każdego działu, ponieważ każdy z nich ma dostęp do wymaganych funkcjonalności systemów ERP.
CRM w systemie ERP
Obsługa klientów to jeden z podstawowych procesów w każdym przedsiębiorstwie. Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami jest niezwykle istotne dla efektywności obsługi klientów i pozyskiwania nowych. Bez odpowiedniego narzędzia do gromadzenia danych o klientach i historii sprzedaży, handlowcy nie dostarczają im odpowiedniej oferty produktów oraz usług. Rozwiązanie ułatwia wprowadzenie procesu sprzedaży, który uwzględnia potrzeby klienta na każdym etapie ścieżki zakupowej. W ten sposób handlowcy mogą angażować klientów, budować relacje i lojalności klientów.
Centralizacja danych z CRM ma również wiele innych zalet. Informacja o sprzedaży jest automatycznie przesyłana przez system ERP do innych zespołów, m.in. magazynu, logistyki i dystrybucji, księgowości czy raportowania i analityki.
Finanse i księgowość
Zarządzenie finansami jest podstawą działalności każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości. Im przedsiębiorstwo jest większe, tym więcej korzyści może odnieść dzięki automatyzacji powtarzalnych procesów i usprawnieniu przebiegu dokumentów. Podstawowe funkcjonalności systemów ERP w obszarze finansów to: zarządzanie należnościami i zobowiązaniami, środkami trwałymi, ryzykiem oraz podatkami. Dla firm międzynarodowych wartościowa będzie również możliwość rozliczania w różnych walutach oraz realizacja procesów wymaganych przez prawo obowiązujące w danym kraju.
Zarządzanie łańcuchem dostaw
Przedsiębiorstwa produkcyjne muszą współpracować z wieloma dostawcami oraz partnerami w celu pozyskiwania materiałów do produkcji towarów dla klientów. Proces planowania łańcucha dostaw obejmuje nie tylko zakup surowców, ale także:
- dostęp do bieżących stanów magazynowych,
- uzupełnianie braków w magazynie,
- optymalizację procesu produkcyjnego z uwzględnieniem wskaźników popytu i podaży,
- transport i dystrybucję produktów.
Systemy ERP są skutecznym narzędziem w redukcji kosztów w obszarze łańcucha dostaw. Znacznie ogranicza marnotrawstwo zapasów, pozwala obniżyć stany magazynowe towarów wolnorotujących, poprawić efektywność transportu i skrócić czas w dystrybucji. Dzięki przechowywaniu wszystkich danych w jednym systemie, zarządzanie tak skomplikowanymi procesami staje się dużo łatwiejsze i efektywne.
Raportowanie i analityka
Oprogramowanie ERP zapewniają użytkownikom narzędzia analityczne, które usprawniają im pracę i pozwalają na lepszą interpretację gromadzonych danych. Mają oni dostęp do pulpitów nawigacyjnych, które często mogą personalizować, aby widzieć kluczowe dla ich zakresu obowiązków wskaźniki. Mogą korzystać z wykresów Gantta (niezwykle przydatny w produkcji), wykresów kołowych, słupkowych itd. Nowoczesne systemy ERP dostarczają użytkownikom także technologie sztucznej inteligencji. Dzięki analityce predykcyjnej mogą prognozować sprzedaż, a tym samym planować uzupełnianie zapasów, produkcję i logistykę. Takim systemem ERP jest Microsoft Dynamics 365 Business Central, wspierany przez zaawansowane narzędzie do analityki biznesowej Power BI.
Co możesz zyskać dzięki systemowi ERP?
Przede wszystkim system ERP może wprowadzić Twoje przedsiębiorstwo na kolejny poziom. Dzięki podniesieniu efektywności i optymalizacji działalności zyska przewagę konkurencyjną i możliwość dalszego rozwoju. Dzięki systemowi ERP możesz:
- na bieżąco monitorować wyniki działalności,
- szybko reagować na pojawiające się spadki lub wzrosty sprzedaży,
- automatyzować powtarzalne procesy i redukować koszty,
- wprowadzać przepływy pracy pomiędzy działami i lokalizacjami,
- usprawnić obieg dokumentów oraz informacji,
- integrować go z zewnętrznymi rozwiązaniami,
- skalować biznes.
